略论档案工作中的保密 档案在自己手里怎么办

　　摘 要：在档案保密工作中，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障，维护档案的完整与安全是档案工作人员的职责。在做好档案保密工作的同时，要正确处理好档案保密与利用的关系，利用必须是在保密基础上的利用，并在利用的过程中要做好监督工作。
　　关键词：档案工作 保密 利用 监督
　　
　　在做好档案保管的保密工作中，做好档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障；而档案管理人员也要具备较高的素质，其工作职责是维护好档案的完整与安全，这既是档案工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。在做好档案保密工作的同时，要正确处理档案保密与利用的关系，做到档案要保密，利用必须是在保密基础上的利用，并在利用的过程中做好监督工作。
　　
　　一、档案的库房管理是档案保密工作的重点
　　对于档案库房的管理，笔者可以从本学校人事部门管理的人事档案室来说，我们学校人事档案室管理的干部档案卷数现已达到了1000多卷，按照国家规定每1000卷应配置库房25平方米，我校现已具备了坚固、防火、防潮等标准的专用档案库房，并配置了铁质的档案密集架，库房内设置了空调、去湿、灭火等专用设备。根据档案保密的需要，还对档案库房的窗户进行了专门加固，并安装了专用防盗门和防盗器。在配备了专用档案库房的同时，我们还做到了库房与办公室分开、库房与阅览室分开、设置了专门的档案微机室，达到四室分开的标准。另外，按照要求，档案库房的管理由专门从事档案管理工作的人员来负责，并制定了严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。所以说从长期管理档案的实践来看，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
　　
　　二、档案管理人员要具备较高的素质，其工作职责是维护档案的完整与安全，并为档案的利用提供物质基础
　　1、档案管理人员要具备较高的素质
　　一是政治素质，档案管理人员要有高度的政治责任心和全心全意服务于档案工作的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
　　2、档案保管人员工作的具体任务就是做到使档案“不坏、不丢、不散、不乱”
　　不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种因素而使档案损坏。对已经破坏的档案，要及时补救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有目可查。档案保管工作是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
　　
　　三、正确处理档案保密与利用的关系
　　1、正确处理档案保密与利用关系的前提是加强档案基础管理工作
　　首先是加强档案的收集和管理工作，收藏并拥有丰富、齐全、完整、高质量的档案信息资源。有了齐全、完整的信息资源，档案工作的各个环节才有工作对象，才能在开展提供利用上掌握主动权，离开了这一点，档案的利用工作便失去了物质保障。因此，要加强档案的收集工作，确保档案原始资料丰富齐全，并要严把接收关，改变以往档案门类单一、多类档案是单位文书档案的现象；其次是要提高档案现代化水平，更好地服务于本单位各项工作的有序开展。档案管理部门要根据档案现代化管理的要求，采取积极有效的方法和措施，提高档案提供利用工作水平和质量，特别是要加快档案信息管理软件化，以电子技术为手段，加强对档案信息的综合管理和利用。
　　2、保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的光荣职责
　　平常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普通存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期存放无人问津，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况和有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况说明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。所以，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给国家或单位的安全和利益造成危害，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
　　
　　四、在利用档案的过程中，要做好监督工作
　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种坏现象，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。
　　1、制度建设
　　档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。这就要求在利用档案的过程中对利用档案不同层次的人员要规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，确保在利用档案的过程中文件完好无损。
　　2、要有监督机制
　　在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点保护。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤与利用者交谈，掌握其利用的目的和动机；二是眼勤，勤观察，对每一个利用者都要掌握在自己的视野中；三是手勤脑勤，要勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离开之前，仔细检查翻阅被利用的案卷和文件，发展问题及时解决，并在登记本上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，要及时上报有关领导，以便及时查处，挽回损失。
　　
　　参考文献：
　　[1]何红．浅谈如何做好档案利用过程中的保密工作．档案工作论谈，2006，4．□