档案管理制度 个人档案 [综合文化站档案集中管理机制初探]
摘 要：综合文化站艺术档案集中管理是把乡镇综合文化站已形成的和以后逐步形成的群众文化艺术档案，由其所属县（市）文化馆集中统一代为管理。这是解决现阶段综合文化站档案分散管理诸多弊端的有效途径，更是提升综合文化站档案管理水平的好形式。本文着重论述了建立一个归属明晰、运转协调，分类齐全、管理科学的集中管理机制的基本原则与策略。
关键词：档案集中 可行性 原则 策略
乡镇综合文化站艺术档案是群众文化工作的智慧结晶,是乡镇群众文化活动的真实记录。随着公共文化服务体系建设的提出，综合文化站档案管理的重要性日见突出。笔者认为，改革现行群众文化档案管理体制，建立集中化管理机制，把乡镇综合文化站已形成的和以后逐步形成的档案，由其所属县（市）文化馆集中统一代为管理，是解决现阶段文化站档案资源共享难、人员力量专一难、管理方法不科学、归档材料不齐全、立卷标准不统一等档案管理诸多弊端的有效途径，是提升档案管理质量的创新之举。
1. 创建文化站档案集中管理机制的可行性
1.1有利于档案资料齐全完整
据不完全调查，温州市各乡镇综合文化站的档案工作不同程度存在归档不齐全的问题。一方面，只注重纸质档案的收集，忽略了反映群众文化各项活动的照片、录音带、录像带、光盘、实物等其它载体的收集。另一方面，只注重指令性档案的收集，如重大文化活动、非遗名录申报等材料的归档整理；忽略了基础性、常规性档案的收集，如文艺团队建设、文化市场管理、培训辅导等统计数据的收集还有待进一步加强。因此，实施集中管理机制，既达到了档案管理的专业性，又体现了档案的系统性管理，是确保站级档案资料完整与安全的好形式。
1.2有利于档案人员专职专用
在分散管理的模式下，档案数量少、工作量小，兼职管理档案多，造成精力分散，经常是兼而不管，而且不稳定，使档案管理水平停止不前，维持现状。实施集中管理机制，随着档案数量和工作量急剧增加，设立专职档案干部已成必然。这样，就改变了档案人员兼职过多，无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作，有更多的机会参加学习、培训，接受档案专业知识教育，促进档案管理专业水平的提高。
1.3有利于档案管理科学规范
集中管理机制符合精简、统一、效能原则。将过去分散管理的档案集中统一管理，配备专职的档案人员，统一接收、保管、利用、处置档案，大大提高了对人、财、物的有效使用，节约了档案管理成本，提高了工作效率。这些都是分散保存不能比拟的优越性。同时在档案工作的标准、制度和方法上易于统一，和分散管理相比，更易于使各个文化站互相沟通，有利于档案利用扩大档案工作的影响。
1.4有利于档案资源开发利用
随着农村公共文化服务体系建设的进一步推进，档案信息的开发利用已经成为群文档案工作的重点，实施集中管理机制，首先方便了利用者，各种情况信息都可以从县（市）馆档案室获得，再也不用东奔西找，走遍全市了；另外档案人员也熟悉了全市各文化站档案情况，可以主动向利用者介绍情况提供服务。还可以利用自己所保管的档案资料，系统地编制各种检索工具和各种参考资料，方便利用者从不同范围、不同角度利用档案，有利于提高档案利用的查全率和查准率。
1.5有利于档案制度落实到位
几年来实践证明，文化站档案管理量大面广，在乡镇一级工作头绪多、任务繁重的情况下，监督、制约机制的落实往往被忽视或流于形式。实施集中管理机制，每一站都将整理好的案卷向文化馆档案室移交，既能进行质量的监督，又能有效约束文化站及时按期整理档案，防止档案失散毁弃问题的再度出现，也减少了平时的安排、检查、督促等环节。
2.集中管理机制构建的基本原则
2.1统一管理
加强档案集中管理工作，是文化馆站的应尽职责。各级要严格按照艺术档案的有关法律法规和政策规定，根据群文工作的实际需要，明确档案管理要求，统一制度，统一领导，建立健全岗位目标责任制，规范档案集中统一管理行为。
2.2分级负责
县（市）文化行政主管部门要做好统筹规划、组织协调和监督指导工作；文化馆要按照档案工作的要求，认真抓好改革档案管理的同时，指导各乡镇综合文化站做好群众文化活动材料的收集、整理、保管和利用等方面工作；各文化站要确保移送档案的完整性、真实性和规范性。
2.3规范运作
集中管理是一项系统工程，改革过程中形成的档案资料多，归档工作量大，规范运作是确保档案质量和有序管理的重要保证。应以有利于档案安全保管和有效利用为原则，提出集中管理档案的具体要求，建立健全文化艺术档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等制度，确保文化艺术档案资源的齐全完整。
2.4共建共享
集中管理中的“共建”是以共享为立足点的，是在有资源共享的意愿的前提下，通过建立合作关系，将已有的共享资源提供出来，经过整合集成优化之后实现共同利用。因此，在共建中共享、在共享中共建，两者相辅相成，相得益彰，缺一不可。
3.集中管理机制的构建策略
坚持以科学发展观统领集中管理机制的创建工作，科学整合与合理开发档案信息资源，形成日常立卷、年底组卷、次年归档及开发利用的一整套标准管理程序，建立一个归属明晰、运转协调，门类齐全、结构合理，管理科学、服务高效的集中管理体机制。
3.1强化集中管理的统一领导
建议县（市）文化出版行政管理部门应提高对集中管理工作重要性的认识，纳入领导议事日程，纳入单位职责范围和目标管理范围，切实加强对集中管理工作的领导，成立工作班子，完善集中管理工作机制，从人、财、物等方面为集中管理工作的顺利开展创造条件。与此同时，把档案工作纳入文化站长的考核内容，对乡镇重大文化活动的群众文化档案资料收集归档作出具体要求。
3.2力求集中管理的全面完整
根据群众文化艺术档案案卷构成的一般要求，制定操作性较强的《群众文化艺术归档范围和案卷质量要求》，坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料全部纳入归档范围。遵循群文档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教群文活动材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的群文活动文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
3.3确保集中管理的规范运作
为建立文化站档案管理的长效机制，加强对文化站档案的开发和利用，建议文化局出台《乡镇文化站档案集中管理工作实施办法》（以下简称《办法》），要求各乡镇文化站严格按照《办法》规定开展工作，制定档案的立卷归档、保管、保密、利用等制度，切实做好每年站级档案的收集、整理、归档和移交工作。
3.4搞好集中管理的开发利用
一是发挥好群众文化档案在公共文化建设中的功能。不断挖掘、充实、完善室藏，把群众文化档案建设成为群众文化信息的“富矿”、反映群众文化建设全貌的“百科全书”、乡土文化教育的教材。二是积极推动群众文化档案在群众文化活动中的运用，为重大群众文化活动提供借鉴和参考，充分发挥艺术档案的社会效益。三是为创作和研究提供线索和素材。运用艺术档案资料，开展对独特群众文化现象的深层次研究和探讨。
参考文献：
[1]金才汉.《综合文化站工作研究》〔M〕.北京.中国戏剧出版社，2011.12
[2]《艺术档案管理办法》（文化部令第21号）.2002.2.1
[3]王玉娟.《试论在市场条件下实行档案集中管理的必要性》〔J〕.山东国土资源.2005.08