中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究_材料的微观结构主要是指

　　摘 要：针对档案著录工作的实践需要，系统比较了2000年9月发布的《国际档案著录规则(总则)》修订版与1999年12月实施的我国《档案著录规则》行业标准微观结构及其功能，着重分析了其存在的缺陷，从理论上作了有益探索并撰写了启示，以期为我国档案著录标准的修订提供参考。
　　关键词：档案著录标准；微观结构比较；微观功能比较
　　Abstract：The professional standard of Chinese archival description released in 1999. The second edition of General International Standard Archival Description issued in 2000. Having made a systemic comparison of their microstructures and functions, this paper puts forward the optimal measures for our national standard.
　　Keywords：the Republic of China；Archival Work；the standard of archival description; the comparison of microstructure; the comparison of micro function
　　我国档案著录标准（1999年12月实施的我国《档案著录规则》行业标准）与国际档案著录标准（2000年9月发布的《国际档案著录规则(总则)》修订版）相比，除了在宏观结构上缺乏反映档案背景信息、结构信息、相关档案信息和著录控制信息的项以及没有从全宗至文件的完整层级结构外（笔者曾就此发表专文论述），在微观结构上，也具有明显的差异。对两者微观结构和微观功能进行比较，有利于发现当前我国档案著录标准微观结构和功能上的缺陷。结合档案著录工作的理论与实践，为档案著录标准的发展提供科学思路，并进而促使档案著录工作迈向更高台阶，为“以建设社会主义文化强国为目标，努力建设与之相匹配的档案强国”[1]提供强有力的支撑。
　　1 中国档案著录标准与国际档案著录标准的微观结构比较
　　国际档案著录标准分为7大项、26小项，如图所示。26个小项具有时间维和空间维的立体视角，系统地涵盖了档案的来源、内容和形式特征、保管情况、利用条件、相关材料和著录控制等信息。
　　我国档案著录标准分为7大项、22小项，如图所示。22个小项从档案本身的内容和形式特征出发，主要对应于国际档案著录标准的特征说明项以及内容与结构项。有一些项是我国著录标准所独有的，例如，题名与责任说明项中的并列题名、副题名及说明题名文字，排检与编号项的分类号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词，认真分析可知，这些小项也无一例外是对档案本身内容和形式特征的描述。下面的微观结构比较，旨在从结构完备性出发，查找我国档案著录标准微观结构的弱点。
　　由微观结构图可以看出，我国档案著录标准缺少著录级别、行政管理沿革/生平传记、档案历史沿革、直接收集来源或移交情况、新增接收文件、整理体系、查阅/复制管理条件、档案语种/文字、物理特征与技术要求、检索工具、原件/复制件的留存及收藏地、相关著录对象、出版附注、档案工作人员附注、著录条例或规则以及著录时间等小项。此外，在两者共有的小项当中，也存在着结构差异（图中虚线部分所示）。
　　1.1 档号项比较。国际档案著录标准中的档号由国家代码、收藏机构代码和当地专用档号（或其他控制号、标识符）三部分构成。我国档案著录标准中，档号构成没有进行明确，实践中，基本默认由全宗号、类别号、案卷号和件号构成，缺少国家代码，档号与档案馆代码是孤立的。
　　1.2 著录单位的载体及形态项比较。国际档案著录标准中，载体形态项可著录载体形态及逻辑数量，可著录既定时间内的已知数量和处于收藏保管中的数量。我国档案著录标准中，载体形态项只能著录当前所保管的档案实体数量，不可著录逻辑数量、在既定时间内的预知数量。
　　1.3 形成者名称项与责任者项比较。国际档案著录标准形成者项遵循规范记录标准，详细地著录形成者及其档案信息，包括形成者历史沿革或个人生平、所形成档案的基本情况；我国档案著录标准只著录责任者名称，即文件作者（是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人）名称，未采用规范记录标准。
　　1.4 鉴定、销毁及保管期限的划分项与保管期限项比较。国际档案著录标准中鉴定、销毁及保管期限的划分项可著录已进行或计划进行的鉴定、销毁及保管期限划分方面的信息；我国档案著录标准中保管期限项只著录保管期限值，不能著录此方面的详细信息，没有反映鉴定和销毁工作信息。
　　1.5 查阅管理条件项与密级项比较。国际档案著录标准中，查阅管理条件项可规范地著录与利用具体对象相关的法律情况或规章制度，以及档案本身的可利用状态；我国档案著录标准中，涉及利用条件的只有密级项，且只能著录密级值，不能著录具体约束条件。
　　
　　国际档案著录标准与中国档案著录标准微观结构比较
　　注：图中，实线表示著录项之间有明确对应关系（如中国档案著录标准的“载体形态项”对应于国际档案著录标准“特征说明项”的“载体形态”），虚线则表示两者之间只存在不完整对应关系（如，中国档案著录标准“题名与责任说明项”的“责任者”关联于国际档案著录标准“背景信息项”的“形成者”）。
　　2 中国档案著录标准与国际档案著录标准的微观功能比较
　　档案著录标准微观结构决定了其微观功能，两者在微观结构上的差异，必然会导致微观功能上的区分。国际档案著录标准从档案基本原则出发，基于多维控制的视角，比较科学地、系统地设置了26个著录小项，对档案的内容、结构和背景信息进行确认和说明，以便管理和利用。实现了对文件整个生命周期的动态、全程著录，进而保障所著录对象的真实性、可靠性、可理解性和可被利用性[2]。比较完善的微观结构有利于提高检索效率和实现档案信息的共享；我国档案著录标准旨在编目，22个小项是基于孤立地对档案内容和形式特征进行的分析，无法实现对著录对象的管控作用。不能实现相关档案的关联查阅，不利于信息共享和提高检索效率。我国档案著录标准的微观功能缺陷主要有以下方面。