【高校房管部信息化建设及管理初探】信息化建设期刊

　　随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善、房改政策的不断深入、高校规模化发展的加快,高校在新形势下的房管工作亦需随着形势的变化而做出相应调整。北京工业大学(以下简称北工大)是北京市市属“211工程”重点大学,在职教职工已达3000多人,面对管理服务过程中的海量信息,如何利用高效、便捷的信息化手段来进行管理服务创新,是笔者所在部门迫切需要思考和解决的问题。信息化建设水平的高低也是衡量高校房管部门管理水平的一个很重要的指标。下面,笔者就结合近几年在信息化建设方面所取得的一些初步成果,对高校房管部门信息化建设及管理做初步的探讨。
　　● 信息化建设之初的基本情况
　　北工大房管部于2002年5月开始实施信息化建设。在此之前,信息化管理水平比较落后,管理人员应用计算机水平普遍比较低,除了有限的几个从市教委采购的软件,别无其他业务处理软件,而且存在数据准确性低、冗余度高、可使用性差的缺点。日常管理中所用模式主要为两种:手工记账、人工管理。显然,这两种模式已经不能适应现代化管理需要。随着房改政策的贯彻执行,特别是住房货币化分配,住房二级市场准入制度的建立,涉及面宽、管理难度大。住房补贴、住房公积金、供暖费、周转房管理以及维修基金管理等业务都涉及处理大量的数据,使用传统方式难以达到管理要求,难以满足新形势下的房改工作需要,实施信息化建设已刻不容缓。
　　● 信息化建设的思路及经验成果
　　信息化建设必须遵循国家及行业标准、规范,站在全局的高度,从实际出发,着眼未来,增强超前意识,实事求是地规划信息化发展的近期和中长期目标。要从基础做起,统一部署,急用先上,资源共享,不断发展。
　　1.成立信息化工作小组
　　北工大房管部上级主管校领导高度重视房改房管信息化建设,使硬件投入和软件开发资金得到了有力的保障。学校成立了信息化工作小组,定期研究工作计划、解决存在的问题,在广泛听取部门管理人员的意见之后,制订工作方案,监督具体实施。
　　2.理顺基础数据
　　一个严密的信息系统,数据处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据的完整和准确为基础的。信息化建设中讲究“三分技术,七分管理,十二分数据”,信息系统的工作是建立在完善的基础数据之上的,而信息系统的成功运行则是基于对基础数据的科学管理。因此,理顺业务所需的基础数据流是我们信息化建设成功的关键之一。北京市住房普查软件(市教委采购软件)是北工大房管部当初仅有的几个可供使用的软件之一,该系统基本涵盖了业务中所需的大部分数据,但错误、冗余数据极多,有些业务所需信息还不太全。在实施系统开发之前,我们花费了很大的精力来纠正这些错误、冗余数据(共计1500条错误记录),随后又逐步丰富、完善其他数据项。历时3个月,终于理顺了基础数据,为下一步的信息化建设奠定了良好的基础。
　　3.实施规划分步执行
　　在统一规划的基础上,根据工作中的实际需要,急需使用的先开发,见效快的先上,几种业务模块齐头并进。自2002年9月起,北工大房管部首先开发了供暖费管理信息系统,再开发了住房补贴审核及预算管理信息系统,目前刚开发完的校周转房Web管理系统,也即将投入使用。另外,根据工作实际需要,也穿插着开发了一些应急的小软件,如置换周转房人员津贴管理软件,经济适用房、商品房分售房计分排队管理软件等。信息系统的投入使用,把工作人员从繁重的事务中解放了出来,工作人员将注意力和精力从重复劳动转移到提高办公质量和服务水平上。
　　4.开展网上业务
　　添置了专用Web服务器,架设了部门网站。在网上建立了房改工作专栏,业务信息发布系统,住房补贴、住房公积金政策宣传专栏,并实现了将住房公积金的大部分业务流程在网上完成。例如,住房公积金网上开户、网上填写支取申请表单、网上账户查询等。即将投入使用的校周转房Web管理系统充分发挥了网络平台优势,校领导、人事部门、财务部门等均可通过授权在校园网内访问该系统数据,实现了资源共享。网络化办公,也开创了新的管理模式。
　　5. 提高办公人员计算机应用水平
　　建立一套完善的人才培养机制,不断提高办公人员的计算机应用水平,是信息化工作顺利进行的必要条件。近几年,北工大房管部开展了多种形式的人员培训工作,逐步提高了相关人员的业务素质和计算机应用水平,使其逐步改变了原有的手工记账习惯。鼓励职工参加计算机方面的各种继续教育,有的职工还攻读了软件工程硕士。在引进新人员时,计算机应用水平已成为重要考核指标之一。
　　● 信息化管理中存在的问题
　　1.教职工对信息化管理的接受程度问题
　　教职工对信息化管理是否接受以及接受程度问题是目前影响我国高校房产管理信息化进一步发展的突出问题。部分管理人员对高校信息化管理的内涵和重要性认识不足,表现在:计算机知识欠缺或薄弱,不习惯上网了解信息,对信息化管理有恐惧感和抵触情绪。
　　笔者认为要解决此问题,应从三方面入手:
　　⑴要求职工转变思想观念,排除对信息化管理的抵触情绪;
　　⑵对其进行计算机知识培训,不断提高其计算机操作水平;
　　⑶设计信息系统使用界面时必须考虑到界面友好性、可容错性,相关提示尽可能简单、易懂。
　　2.各部门之间信息资源共享问题
　　高校各职能部门在一定程度上都存在着相互协作的关系。以北工大为例,笔者所在的房管部门与人事部门、财务部门就有极为密切的协作关系:住房公积金、住房补贴、周转房以及维修基金等的管理都需要这两个部门密切配合,提供相关信息资源的共享。因此,如何共享各部门的信息资源问题显得极为重要。然而,目前由于各部门信息化水平不尽相同,跨部门协作难度大,共享资源安全性难以保障以及尚缺乏可借鉴的成功协作管理模式等问题,导致很难实现信息资源共享或效果很不尽如人意。
　　目前,各部门虽然都有方便自己部门内使用的管理信息系统,但基本是各自为政,没有组成网络化的管理系统,管理创新程度不高。直接造成的后果就是:各部门之间的横向协作效率大打折扣,现有信息资源未被充分利用。
　　3.管理信息系统的安全问题
　　随着信息化建设的深入,安全问题也显得愈发重要,如何防范对信息系统的破坏已成为信息系统在建设和运行时必须考虑的重要问题之一。任何一套管理信息系统的应用都有可能引发两个方面的安全问题:一是信息的安全,即系统的数据库是否被他人非法操作和利用;二是运行的安全,即系统因自然、人为或是其内部的不稳定因素而造成不能正常工作甚至崩溃。这两方面的安全威胁主要来自系统设计的技术缺陷和运行管理的漏洞。
　　系统的技术问题需要在使用过程中不断发现和完善。在管理上,系统安全与制度建设、人员管理等有关,如系统账户和密码的泄漏,内部人员的非法操作、越权管理等,需要对职工进行信息系统安全方面的教育,使大家认识到安全的重要性,还需要创立新的管理制度,强化用人机制,确保管理系统的安全。